7 jours pour devenir plus productif et travailler moins

11 novembre 2016 | entrepreneur web, productivité

« AAAAAAAAAHHHHHHHHH! J’ai travaillé toute la journée et j’ai fait seulement la moitié de ce que je voulais vraiment faire. ENCORE! »


via GIPHY

Est-ce que ce genre de cri vous est familier?

Si vous avez le goût de lire un article sur la productivité, c’est probablement pour une seule et unique raison :

Vous voulez travailler moins.

Être plus productif, c’est de pouvoir en faire plus en moins de temps, pour ensuite avoir plus de temps pour faire autre chose que de travailler.

Vous me suivez?

  • Je m’interdis de travailler la fin de semaine.
  • Je travaille rarement plus de 35 heures par semaine.
  • J’ai trois enfants.

Pas besoin de vous en dire plus. J’ai essayé plusieurs trucs pour être plus productive.

Comment être plus productif en une semaine?

Voici ce que je vous propose.

Essayez un truc par jour et on s’en reparle dimanche.

Lundi : la to-do list au régime

Faire une liste de tâches de la journée semble un plan excellent pour être plus productif.

FAUX

À quand remonte une journée où vous avez réussi à tout cocher ce que vous y aviez mis?

Vous terminez la journée insatisfaite parce que vous n’avez réussi qu’à rayer la moitié de ce qui se trouvait sur votre liste (et vous criez comme la Madame en haut de la page).

Je parie que vous avez un minimum de 10 choses sur votre liste.

Vous commencez la journée motivée, mais au fur et à mesure que la journée avance, vous paniquez parce qu’au lieu de se raccourcir, votre liste s’allonge.

Vous ne savez plus où donner de la tête. Vous commencez d’ailleurs à ressembler à une poule pas de tête, en courant d’un projet à l’autre.

(J’ai vraiment eu le goût de mettre un autre giphy ici avec une poule pas de tête, mais je me suis retenue!)

Le problème ce n’est pas vous, c’est votre liste!

Blame it on the list!

Aujourd’hui, commencez votre journée avec seulement 3 choses sur votre liste.

Même si vous avez l’impression d’avoir milles choses à faire, choisissez en trois. Ne trichez pas! J’ai dit 3 pas 4.

Cet exercice vous force à choisir les tâches les plus top extra prioritaires. Celles qui doivent ABSOLUMENT être faites aujourd’hui. Vous pouvez également choisir des tâches qui auront un effet domino sur d’autres. Celles qui doivent absolument être effectuées en amont pour faire avancer un projet.

Avec cette nouvelle liste ayant subi un méga régime, vous aurez deux résultats immédiats :

  1. Premièrement, vous allez enfin accomplir toutes les tâches de votre liste. Yé! Puisqu’elles sont extra trop prioritaires, vous allez terminer une journée de travail avec satisfaction.
  2. Deuxièmement, il y a de bonnes chances pour qu’il vous reste un peu de temps d’extra pour faire quelques trucs en plus, ce qui vous donnera en bonus le sentiment d’être devenu une déesse de la productivité.

Un dernier conseil, faites votre liste, de seulement trois items la veille. Ça permet de commencer directement dans l’action le matin suivant.

Mardi : une tomate à la fois

Si vous êtes débordé, c’est très facile de glisser vers le multitâches.

Je l’avoue, je regarde parfois mes courriels lorsque je suis au téléphone. Je saute d’un document à un autre si un téléchargement prend plus de 30 secondes.

C’est prouvé, effectuer plusieurs tâches simultanément est la pire chose à faire si vous voulez devenir plus productif.

Francesco Cirillo a inventé la technique Pomodoro à la fin des années. Pomodorro veut dire tomate en Italien et fait référence à la minuterie de cuisine de même forme.

Son approche consiste à délimiter des périodes de travail de 25 minutes qui alterneront avec des pauses de 5 minutes.

Vous n’avez qu’à suivre les étapes suivantes :

  • Déterminer une tâche à accomplir.
  • Démarrer le minuteur.
  • Après 25 minutes, noter le travail complété.
  • Prendre une pause de 5 minutes.
  • Après 4 « tomates », prendre une pause un peu plus longue.

Il est important de prendre une vraie pause. Bougez un peu, mettez le nez dehors, allez vous faire un café mais surtout, quittez votre espace de travail et l’écran de votre ordi.

Cette technique bouscule deux mauvaises habitudes de travail.

  1. Premièrement, nous avons tous besoin de pauses. Vous n’êtes pas un robot et votre concentration a ses limites.
  2. Deuxièmement, le travail multitâche est un mirage. Il est beaucoup plus efficace d’effectuer une seule tâche à la fois.

Pour vous départir de ces deux habitudes et adopter celle de la tomate, vous avez le choix. Achetez le minuteur mécanique officiel ou encore utilisez une application gratuite comme Be Focused.

Mercredi : un petit dodo

Si vous êtes un peu hyperactive sur les bords, comme moi, faire la sieste ressemble à une punition.

Lorsque je me sens coupable de m’étendre en pleine journée de travail, je pense à des siesteurs célèbres et productifs : Leonardo DiCaprio, Napoleon et Salvador Dali. Même Albert Einstein avait l’habitude de faire une sieste chaque jour, en plus de dormir 10h par nuit. Donc fini la culpabilité et planifier votre petit dodo d’après-midi.

Pourquoi faire une sieste? Les avantages sont nombreux mais en résumé, elle vous aidera à être plus productif en vous rendant plus alerte et en renouvelant votre énergie.

Jeudi : mets la switch à OFF

Je travaille généralement seule devant mon ordi. J’ai tout de même l’impression de me faire déranger constamment. Difficile de faire abstraction des nombreuses notifications lorsqu’on gère plusieurs des comptes de médias sociaux. Pour arriver à m’en sortir, je réserve des périodes dédiées à la prise de messages : matin, midi, fin de journée et je désactive les notifications le reste du temps.

Quel courriel ne peut attendre une heure ou deux?

Cela me permet de travailler en continu sans être distraite, et sans avoir à refaire le focus constamment. Faire une chose à la fois, c’est toujours payant!

Vendredi : classer ses tâches

Je regroupe plusieurs tâches selon leur nature. Si par exemple, j’ai différentes recherches d’images à faire pour mon blogue, je les fais toutes en même temps.

Cette tactique permet de profiter d’un certain élan et de surfer dessus. Je fais pareil en cuisine. Tant qu’à sortir tous les ingrédients pour faire 12 muffins, ça ne nécessite pas beaucoup plus d’efforts d’en faire 36.

Une deuxième option est de rassembler des tâches selon le lieu. Cela permet de mettre à profit les « restants de temps ». Personnellement, j’y vais avec 4 catégories :

  • téléphone
  • ordinateur
  • courses
  • maison

Coincé en attente au téléphone, mais face à votre ordinateur, c’est un temps que vous pouvez utiliser pour répondre à un courriel ou faire des recherches.

Vous devez passer à l’épicerie avant une réunion pour prendre quelques victuailles, allez à la papeterie en face, vous êtes justement sur le point de manquer de papier pour l’imprimante. Chaque minute compte quand on veut être plus productif!

Samedi : Se fixer des objectifs réalistes

Pour démarrer un projet avec succès, c’est important d’avoir un objectif réalisable. Si je me mets en tête d’écrire un d’article de 1500 mots sur la productivité (exemple tiré au hasard) ce sera très difficile d’entamer le travail par un beau samedi matin.

Par où commencer? Oups et me voilà en train de surfer sur l’Internet à la recherche d’images, d’idées et de Giphy pour animer mon article. Si au contraire, le défi que je me lance pour la journée est de choisir le thème de mon article, c’est plus réaliste, et j’aurai déjà un premier pas de fait.

Parfois, le seul fait d’ouvrir un nouveau dossier sur le bureau de son ordi et de lui donner un titre permet de le rendre concret. Ma coach d’affaires m’a souvent dit: « Le prochain pas n’est que le suivant. »

Aucun objectif n’est trop petit. Allez-y par petites bouchées et évitez d’être trop gourmand.

Dimanche : Oser réinventer ses habitudes

Changer ses habitudes drastiquement peut être ardu. Je vous encourage à tester différents trucs pour trouver votre recette secrète. La productivité est comme un muscle qu’il faut entraîner.

En changeant vos habitudes progressivement, vous développerez une nouvelle manière d’aborder le travail, qui vous servira de façon durable.

Lesquels de ces trucs avez-vous préféré? Mettez-le en pratique chaque jour la semaine prochaine et on s’en reparle dans un mois!

En résumé, pour être plus productif :

  • Faites une liste quotidienne de 3 tâches
  • Travaillez par bloc de temps
  • Faites la sieste
  • Limiter les dérangements
  • Regrouper et classer vos tâches
  • Fixer des objectifs réalistes
  • Oser essayer de changer ses habitudes et essayez cette routine pour avoir plus d’énergie

Vous voulez être plus productif dans votre écriture web? Essayez mon guide!

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